HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.

La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ello

Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que tengan para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de dos o más cuentas que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento determinado.

Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o dar cumplimiento a reglas de valuación de los diversos conceptos que integran los estados financieros, algunos ejemplos de estas situaciones son, dar de baja en libros cualquier partida, considerar algunas depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que no revelen el valor real de las cuentas de activos fijos.

AJUSTES CONTABLES

Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste. De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso. Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa. Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas. La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.

LICENCIA DE MATERNIDAD

Artículo 236. Descanso remunerado en la época del parto.

1. Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de catorce (14) semanas en la época de parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso.

2. Si se tratare de un salario que no sea fijo, como en el caso de trabajo a destajo o por tarea, se toma en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicios, o en todo el tiempo si fuere menor.

3. Para los efectos de la licencia de que trata este artículo, la trabajadora debe presentar al empleador un certificado médico, en el cual debe constar:

a) El estado de embarazo de la trabajadora;

b) La indicación del día probable del parto, y

c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto.

4. Todas las provisiones y garantías establecidas en el presente capítulo para la madre biológica se hacen extensivas, en los mismos términos y en cuanto fuere procedente, para la madre adoptante asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se adopta. La licencia se extiende al padre adoptante sin cónyuge o estos beneficios no excluyen al trabajador del sector público.

• Licencia de maternidad Pre parto  Esta será de dos (2) semanas con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre no puede optar por estas dos (2) semanas previas, podrá disfrutar las catorce (14) semanas en el pos parto inmediato. Así mismo, la futura madre podrá trasladar una de las dos (2) semanas de licencia previa para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaría de trece (13) semanas pos parto y una semana pre parto
•  licencia de maternidad pos parto  Esta licencia tendrá una duración de 12 semanas contadas desde la fecha del parto, o de trece semanas por decisión de la madre de acuerdo a lo previsto en el literal anterior.

INCAPACIDADES

El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual, En materia de Riesgos Profesionales, el Artículo 2º de la Ley 776 de 2002 define la incapacidad temporal como aquella que, según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Profesionales, le impida desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado. 

EXISTEN DOS CLASES DE INCAPACIDADES

• de origen comun 
• de origen profesional

De acuerdo con el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999 estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los tres (3) primeros días de incapacidad laboral originada por enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado, y su monto no será diferente a las 2/3 partes del salario, esto es, el 66%, toda vez que ni el Artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo así como ninguna otra disposición, han establecido que los tres (3) primeros días de incapacidad serán pagaderos sobre el 100% del salario del trabajador, A partir del cuarto (4) día de incapacidad y hasta por 180 días, el reconocimiento y pago de las incapacidades corresponderá a la Empresa Promotora de Salud EPS, así: Las (2/3) partes del salario, esto es, el 66%, durante los noventa (90) días y la mitad del salario, es decir, el 50%, por el tiempo restante, según lo dispone el Artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo, En los casos de trabajadores que devengan el salario mínimo mensual legal vigente, el monto de la prestación económica por incapacidad por enfermedad común deberá ser igual al 100%

PRESTACIONES SOCIALES

son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios prestados. 

• Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre.
•  Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado, Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses.
• Intereses sobre cesantias: es un porcentaje que se otorga al beneficiario por mantener su dinero depositado
• vacaciones: se otorgan vacaciones anualmente por quince dias habiles; reembolsables.

Empleadores no obligados al pago del auxilio de cesantías, Toda empresa esta obligada al pago del auxilio de cesantías e excepción de la industria familiar, a los trabajadores temporales o transitorios y a los artesanos siempre que no ocupen mas de 5 personas ajenas o extrañas a su familia y trabajen es su propio establecimiento

CONTRATO DE TRABAJO

Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

a) La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;

b) La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos *(mínimos)* del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país, y

c) Un Salario como retribución del servicio.

El cumplimiento de lo anterior supone la existencia legal de un contrato de trabajo o relación laboral; sin embargo, no es necesaria la existencia de un contrato escrito para demostrar la existencia de una relación laboral, toda vez que la jurisprudencia señala que en este debe primar la realidad frente a los formalismos legales, lo que quiere decir que la sola existencia de los elementos que configuran un contrato de trabajo es suficiente para demostrar la existencia de una relación laboral con todas sus repercusiones legales contenidas en el C.S.T, y en tal caso no hace falta un contrato escrito para probarlo, y caso contrario, (que es muy común en nuestro medio), si existiese un contrato de servicios, pero la realidad es que se configuran todos los elementos y requisitos de un contrato laboral, tal contrato de servicios será invalido y pasara a convertirse en un contrato laboral con todas las implicaciones contenidas en el código sustantivo del trabajo.

EXISTEN DOS CLASES DE CONTRATO:

• escrito
• verbal

IMPUESTO SOBRE RENTA PARA LA EQUIDAD

Decreto 862 de 2013 reglamentó la retención en la fuente por CREE, impuesto de renta para la equidad CREE creado mediante ley 1607 de 2012

¿Quiénes son agentes retenedores del CREE? 

Las entidades de derecho público, Los fondos de inversión, Los fondos de valores, Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, Los consorcios, Personas Jurídicas, Sociedades de hecho, Personas naturales comerciantes  que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT, ($781.470.000)

¿A Quienes se les debe practicar retención por CREE y a quien NO?

Se le debe practicar RETENCION CREE a todas las personas jurídicas, sociedades y asimiladas contribuyentes del impuesto a la renta, de manera expresa señala que no son sujetos del CREE los entes sin fines de lucro (tales como, cooperativas, corporaciones, fundaciones, asociaciones, cajas de compensación familiar) Así como tampoco son sujetos del CREE las zonas francas preestablecidas antes del 31 de diciembre de 2012 o aquellas que hayan radicado la solicitud de zona franca a la misma fecha anterior (zona franca: son territorios del país con algunos beneficios libres de impuestos, como excepción de impuestos de importación de mercancías, con el fin de promover el desarrollo económico) Tampoco son contribuyentes del CREE, los hospitales, sindicatos, municipios, superintendencias, unidades administrativas y en general los no contribuyentes del impuesto de renta, Las empresas creadas bajo amparo de la ley 1429 son sujetos pasivos del impuesto de renta para la equidad CREE y por tanto también se les debe practicar retención en la fuente. Es de aclarar que si viene realizando aportes progresivos a parafiscales (SENA, ICBF, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR) por ejemplo del 25% o 50%, deberá seguir aportando pero únicamente a la Caja de compensación familiar. 

¿Sobre qué base se le debe practicar la retención? 

La retención en la fuente por CREE no tiene base mínima de retención, es decir, desde $1 en adelante se debe practicar la retención, sin tener en cuenta el IVA, debe practicarse sobre la actividad económica que este en el RUT de sujeto pasivo, y no en función del ingreso,  La norma es desmedida y exige que los retenidos exhiban  el RUT al agente retenedor  y de forma supletoria manifestar bajo la gravedad de juramento la actividad económica principal, Como las personas jurídicas pertenecientes al régimen común no están obligadas a entregar copia del Rut a sus clientes, sean estos o no agentes retenedores, es importante que la facturación se adecue a los parámetros del CREE, e indiquen bajo la gravedad de juramento en un aparte de la factura o por fuera de esta, la actividad económica principal con el código respectivo. Aunque lo más  adecuado es que, con la expedición de la factura se anexara copia del Rut.

¿Qué porcentaje de retención se debe aplicar?

Las tarifas de retención son tres, 0.30%, 0.60% y 1.5% dependiendo de la actividad económica que posea la empresa de la cual estamos recibiendo la factura. Ver tabla adjunta

¿Cada cuánto debe practicarse la retención?

 la retención en la fuente por CREE deberá practicarse  en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero, dentro de un análisis armónico de la norma.

¿En que cuenta se debe contabilizar la retención por CREE? 

Aun no hay cuentas especificas las que se aplican son las 236570  Otras retenciones y patrimonio, y la cuenta 135595 otros y en su defecto habilitar auxiliares por tarifas 0.3%,  0.6% y 1.5% respectivamente.

Respecto a el importe como tal del impuesto de renta para la equidad CREE, se debe provisionar al igual como se hace con el impuesto de renta y complementarios, por ser un impuesto sobre las ganancias. Y registrarse en su momento el impuesto diferido.